微笑ㄤ妮

 

這篇可以算是ㄤ妮這兩年來的血淚心得。

身為一個國外業務，這一定是你的標配靈魂拷問，如果你對工作有熱情的話。



即使ㄤ妮已有10年經驗，到現在，我還在不斷地問我自己這個問題。



負責任的定義，其實就是做事尺寸的拿捏。



有人問這跟國貿什麼關係 ? 關係可大了，國外業務所經手的每一封信件，都是一個專案，每個專案都有解決方案，而創造解決方案的人，就是這個尺寸拿捏者。



有人會在網路上分享這個嗎 ? 可能有，但很少數，ㄤ妮為什麼要分享這個，因為我認為，這才是國貿的核心，擴大一點，這才是工作的核心，再擴大一點，這才是"成為自己"的核心。

身為上班族，我們都會遇到一些讓人頭痛的問題，特別是與主管之間的關係。有些人常常抱怨自己被主管刁難，但你有沒有想過，這種情況可能是因為沒有主動化解主管的焦慮所導致的呢？讓我們來看一個生活化的例子：假設你是一位負責處理客戶問題的專案經理，當有重要的客戶投訴時，你卻沒有及時向主管報告，結果事情變得更加複雜。這個例子告訴我們，主動化解主管的焦慮，是建立良好上下關係的重要一環。以下ㄤ妮整理向上管理四訣竅，相信對你會有所幫助。
訣竅一：遇到問題即時向主管反應當你遇到問題時，不要只是單純地向主管反應問題，更好的方式是把自己預計要如何處理的方案告訴主管，聆聽他對你的做法的意見，並且根據他的意見加以修改。即使你堅持自己的做法，也要充分與主管溝通解釋原因，然後共同討論結果，並根據討論結果採取行動。
訣竅二：主動報告未完成事項的進度。例如，假設今天客人寫信詢問出貨進度，而你正在處理中，需要時間才會有結論。這是就應該及時向主管報告你的處理進度，而不是等到主管主動來詢問。主管可能一直在等待你的進度報告，如果等到他不得不親自來問你，他的態度跟耐心可能已經不是很好了。所以，及時向主管報告進度，是維護良好上下關係的一個關鍵。
訣竅三：從主管的角度思考問題。多回想主管平日注重的細節，以他的角度來思考事情，這將有助於你處理事情的完整性，同時也增加順利解決問題的機會。了解主管的價值觀和偏好，可以幫助你更好地理解他們的期望和需求，進而提供更符合他們期待的工作成果。

殺價有許多策略可以使用，可以亮出兵器好好廝殺，找到對方不合理地方加以反擊，也可以以退為進，讓對方心甘情願降價，也可以打苦肉計，請對方施個小恩惠，還可以冷漠以對，跟對方說你還有許多選擇，沒有他也沒關係，更可以打緩兵計，祭出第三方創造空間，或是幫對方戴個高帽子，讓他為自己的感覺良好買單。

 

今天要來跟大家聊聊商用Email的寫作心法。其實這篇是在講東方人與西方人思考不同的誤區，若可以換個方式思考，與對方站在同一個思考邏輯，那麼寫信速度也就可以加快許多，不用再去思考東方的用詞要如何用英文精準翻譯 ? 也不用在寫完信件後反覆觀看檢查，思考通篇文章是否通順 ? 擔憂是否有邏輯漏洞 ?
寫作心法一 : 先講結論，再解釋原因不論是客戶要求降價，要求報價，詢問交期，第一句就給客人清楚的答案，不論這個答案是肯定還是否定。東方人喜歡先解釋後給答案，在西方人的思考邏輯裡，不免顯得有點迂迴。換個方式開頭，簡單清楚明瞭，不會浪費時間。

這個案例是一封有點沉重的信...，回信的客人跟ㄤ妮公司已經合作多年，是彼此信任的關係，但是這次客人的回覆，卻是罕見的夾帶了滿多的情緒，發生什麼事呢 ?
ㄤ妮簡短描述事由如下 : 客人詢問舊產品更新價格(上次購買是兩年前)，ㄤ妮提供了新報價(當然是比兩年前更貴)，同時也告知客人週邊訊息，時屆日本、韓國歲修(一年一次的設備大保養，許多工廠會停工)，加上歐洲缺電，後期原物料價格可能會上漲。順便問問客人是否有考慮增加產品數量呢 ? 一來因為原物料預計上漲，二來因為數量增加廠商也比較好生產。

寫mail是國外業務基本功，這篇文章從Email架構開始，每一部分作介紹，帶你了解寫一篇得體Email的訣竅。
1. 開頭招呼語

這裡有個小故事，當ㄤ妮還是菜鳥業務時，公司交代我跟俄羅斯客人催款。客人回覆說因為盧布貶值，現在不是很好的付款時機。從那以後，我天天追盧布匯率，看看哪天比較高。只要盧布回來一點，我就Skype 敲客人，話話家常，然後告知他盧布回升消息，請他盡快付款，頻率大概是兩天一次，看得出來我真的是很盡心盡力吧！後來發現，本來客人很願意在Skype 跟我聊天，在這樣操作過幾次之後，客人就裝離線，，，從此以後我們的互動冷冷冰冰。某天公司召聘了一位資深國外業務，接手我的這位客人，她一樣詢問客人貨款進度，客人一樣回答盧布貶值，不利匯款，這個資深業務回答 : 知道了，等你貨款更進一步消息。我心想，就這樣 ? 結束了 ? 後來沒多久我就離職了，但這個疑問我一直記在心裡。
 
直到我到了現在的公司，每每催款催單的信件都被老闆退回，理由是客人收到這樣的信會很有壓力。後來我也抓到了幾個原則 :
 
催款信件 : 款項超過2星期以上沒有消息才發第一封追款信。（只適用於出貨後付款）
第一封追款信一星期沒有回覆，才寄第二封催款信。
第三封第四封追款如果要加重頻率，至少隔三天再寄下一封。
 
催款語氣 ：切記和緩輕鬆，好像這封信本來就是寄來跟你聊天的，貨款只是順便問any news ?。
 
NG語氣 : 親愛的客戶您好，貨款已延遲多週，請問何時會付款(太直接)
親愛的客戶您好，貨款已延遲多時，貴公司狀況還好嗎？(這句話不管用多漂亮的英文包裝，對客人來說還是不禮貌，你以為你是用關心的角度出發寫信，但收信的人很容易覺得被侵犯，因為這句話本質上就在懷疑對方公司是否經營不善)
親愛的客戶您好，因為我司需要週轉，麻煩盡快付清積欠款項（就算是真的也不用這麼老實告訴客人）
親愛的客戶您好，我司已經等候貴司款項多時，請問到底何時可以收到貴司款項(語帶不耐）
 
看到這裡是不是覺得作國貿的都是聖人，明明是催款，還不能語帶不耐或不禮貌，明明是別人欠我錢吶 ! 但我從這裡學到一件事 ： 等待是一種素養。這個細節客人會感受到的，這也將會是你在客人心中與眾不同的原因之一。
 
 
 

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