ㄤ妮之前一直提到的概念，就是客戶的時間很寶貴，國貿業務信件往來的客戶大都是經理級以上的職等，這些人的共通特色就是時間很少。溝通目地的信件要精準、扼要、簡潔、ㄧ次到位。當然如果是回覆殺價、取消訂單、客訴等等的信件，就不能以簡潔為訴求，而是以將所有資訊都說清楚、條理分明為訴求。
溝通有以下幾個重點 :
技巧1. 延續上封信的關鍵字，幫助客人快速回想
只要是相關產品或訂單的討論信件串， 破題法可幫助客人快速回憶上次我們討論的重點關鍵字，以及還有什麼未完的議題是這次需要討論的。提出關鍵字目的就是快速提出重點，因此上封信已有結論的事件切記不需要再重覆提出，除非對於這次討論的未完議題有幫助，否則只是增加篇幅浪費雙方時間，若客人想要回想上次的結論詳細內容，因為這些討論都是用相同標題的信件討論串，客人只需往下滑動就可以查詢，這也是將相關議題保持在同一封信件下的優點。
技巧2. 完整的圖片說明，讓客人一看就懂
在提供客人新款式圖片的時候，直覺的方式就是直接把新款產品圖片貼在mail給客人看，更好的做法是把舊款產品圖片拉出來跟新款產品放一起，並加文字說明這支是舊款，那支是新款，我們預計將舊款換成新款。這邊有個小撇步，ㄤ妮不喜歡在圖片上寫上太多文字，會模糊焦點，因此最常用的方式是把圖片標上A跟B，再用mail文字說明A是舊款，B是新款，我們預計從A換成B，也可以免除品名很長或是要解釋需要放很多文字在圖片的窘境。
技巧3. 提供完整的資訊品名，減少客人查詢時間
一般ㄧ個產品會至少有兩個編號，ㄧ個是客人編號，ㄧ個是自己公司的編號，比較複雜的可能還會加上生產編號或是廠商編號。跟客人溝通的時候，自然是以客人的產品編號為主，但是如果只有寫產品編號而沒有寫品名，客人ㄧ時也無法反應過來這串數字是代表哪一個產品，要加上品名才是最完整的描述，客人也可以省去查詢的時間。在趕時間寫信的時候，可能你會覺得查詢客人編號加寫品名很麻煩，不如直接用自己公司的編號來得快速，但是這樣節省的時間轉嫁到了客人成為了客人的時間成本，自然客人回覆信件的時間就無法快了。
技巧4. 預想客人可能會有的疑問，提前解釋
必須設想可能產生的誤會並且自動自發先行解釋，節省來回解釋次數。
技巧5. 運用同理心猜測客人的感受，適當回應，讓文字有溫度
試想如果是告知庫存還有無法馬上更換新品這段話，客人看到可能會錯愕ㄧ下，並且可能還要接受舊款品質不好還有好幾張單要出，直到庫存用完。這也代表這期間客人可能要承受客訴風險。看完心情當然不好，在這段話後面明確可更換新品時間，並加上please kindly understand。代表我們知道客人的心情。
關於產品編號，技巧三有提到以客人產品編號作溝通，這件事情，其實也是顧慮到客人感受。ㄤ妮的客人當中，大部份傾向客人用自己的產編來問ㄤ妮交期或其他事情，ㄧ個產編還好，當有ㄧ長串產編的時候，因查詢所花的時間，以及查詢期間的阿雜，ㄤ妮有深刻感受，尤其近期疫情時代交期不穩，ㄤ妮時常需要查詢50個以上的產品編號...，而當某個客人願意好心地幫我把我的編號列在旁邊的時候，ㄤ妮處理起來就快多了，馬上就可以知道產品並著手進行。因此，用客人編號跟客人溝通的這份無形的貼心，相信客人也一定可以感受得到。
