微笑ㄤ妮

【ㄤ妮私藏選讀】看海記事｜基隆港職人生活誌

今天來聊聊讓ㄤ妮印象很深的ㄧ個德國採購人員，就稱呼他G好了。G是ㄤ妮客戶公司的採購人員，負責跟ㄤ妮接洽訂單及詢價事宜，G剛接手公司業務時，ㄤ妮就對他的來信印象很深，因為他是少數的，會寫長篇email的人，字數至少500字以上。我一直奉行著寫信簡短扼要的原則，有時候遇到字多一點的信，大部分是對方對於他要詢價的產品規格不太確定，所以需要把自己確定的，不確定的資訊都打上來，因此字數多不代表描述的資訊多，有時候ㄤ妮還需要問幾個問題讓客人理個頭緒，減少不必要的資訊，才有辦法著手處理，因此G的長篇信件讓我印象深刻。

ㄤ妮之前一直提到的概念，就是客戶的時間很寶貴，國貿業務信件往來的客戶大都是經理級以上的職等，這些人的共通特色就是時間很少。溝通目地的信件要精準、扼要、簡潔、ㄧ次到位。當然如果是回覆殺價、取消訂單、客訴等等的信件，就不能以簡潔為訴求，而是以將所有資訊都說清楚、條理分明為訴求。今天來討論的是ㄧ封以溝通為目地的信件，先來看一下客人來信內容 : 

這篇文章以ㄤ妮參加近10間國貿業務的面試經驗，整理心得，歸納結論。除了增加面試成功機率的方法外，更剖析了面試官的心態及想法，讓你面對面試不再霧裡看花，對於錄取結果有看沒有懂 !

今天是個比較輕鬆的案例，客人來信告知ㄤ妮收到產品了，但是有一個小問題，產品上面的貼標邊緣翹起來了，請確認下張訂單不會有這個狀況。OK，客人的這個反應就是他覺得問題不大，下次改善就好，這次到貨就不計較了。

這篇是延續上篇【國貿】信件實例 # 10. 客人要求延後付款，應該答應嗎 ? 的後續發展，前情提要一下，上個月客人因為同時有太多貨到港，因為公司金流問題客人無法全額付款(ㄤ妮跟客人是作貨到付款後放提單給客人提貨)，客人寫信要求ㄤ妮說他先付一半貨款，請ㄤ妮放提單讓客人提貨，後面一半的貨款會在幾個星期內支付。ㄤ妮當時答應了客人，但是同時ㄤ妮心理的盤算是下一班船正好是一個月後需要付款，請客人將一半尾款跟下一班船一起付款然後ㄤ妮才放提單給客人，而我也將這樣的運作模式寫信跟客人說，當時客人的回答是 : ㄤ妮，尾款部分我需要幾個星期的時間處理，希望到時候可以趕得上下一班船的付款時間可以一起支付。這句話代表客人先給ㄤ妮一劑預防針，尾款可能不會跟下一班船一起來，不過時間還沒到，也不代表客人作不到，所以ㄤ妮先以不變應萬變，看後續發展再來調整作法。

今天來談談出貨前品檢發現產品不佳應該如何處理。在這邊先跟大家解釋一下，如果是工廠生產自己作外銷，品檢這部分是比較沒爭議的，工廠有自己的品檢標準，不符合標準就打掉，也不會因此產生糾紛。ㄤ妮是貿易公司，也就是幫客人找到生產工廠，客人下單給ㄤ妮後，ㄤ妮請工廠生產產品，生產完ㄤ妮公司過去工廠驗貨，驗貨沒問題就可以出貨。如果這個產品只是一間公司生產，情況比較單純，若產品驗貨有問題只需要跟一間廠商溝通即可。如果產品是多個廠商合作的組套產品呢？那就必須確認各個廠商產品ok，然後最終到組合組套成品的廠商作最後驗貨。

這個案例是一封有點沉重的信...，回信的客人跟ㄤ妮公司已經合作多年，是彼此信任的關係，但是這次客人的回覆，卻是罕見的夾帶了滿多的情緒，發生什麼事呢 ?